打合せ説明資料が印刷できず、ビジネスの世界ではあり得ない!で対応した4つのこと

こんにちは。久しぶりに焦りまくったOyajin(@hub11)です。

はずかしい事ですが、反省記録としてアップします。

プライベートの打合せがあって、その内容を私が議事録を作成、次の日に他のメンバーに報告するながれでした。

プライベートの資料ですから、打合せ後アウトライナーのWorkFlowyで資料作成、 翌日、職場の昼休みにiPhone6sPlusで少し資料をメンテ、

帰宅後、HandyFlowyのExportTEXT機能で出力しWordに貼り付けて印刷、報告する場所へ向かう予定でした。

主にブログ記事で利用しているアプリですが、資料作成でも活用、慣れていることです。

ブログ初投稿からやっと慣れてきたWorkFlowy


ハプニング発生

帰宅後、Wordで見やすいように資料をメンテして、印刷。

プリンターから異音?

プリンターのそばにいた妻が黒のインクがきれているよ〜

えっ!?。。。。。

終わった!

頭の整理

まずは報告場所まで移動する時間の確認です。

次に今からできることは?

  1. 説明側の他2メンバーに印刷を依頼する。
  2. コンビニで印刷できるかもしれないので、取りあえず、資料をUSBに保存して持っていく。
  3. 最悪、報告メンバーの携帯・スマホにメールで送って資料を説明する。
  4. 携帯を持っていないメンバーへの説明用として、私のMacBook Air13・iPhone6sPlus・9.7インチiPadProをいずれかで読めるようにする。




実行したこと

妻の運転で移動しながら、

1項で一人に電話したら自宅にPCがない。

もう一人は仕事で遅れるとのこと。遅れてもいいからコピーして持ってきてと依頼。

2項、途中でファミマに寄って店員に聞くとWordファイルはできないが、PDFファイルだと印刷可能とのことで、MacBook Air13でWordのファイルをPDFで出力、「 変換中」の画面が30秒程度表示。。。。

2回試しても同じ画面がでる状況

時間に間に合わない!

このころから偏頭痛がはじまりました。

あきらめて説明する場所へ移動して到着、

説明相手の一番偉い方の正面にすわり、資料を準備できなかったことを、集まったメンバーにお詫びして、予定どおり3項でメールで説明。

4項の携帯も持ってない方が一人おられましたので、私の9.7インチiPadProで資料を見てもらいました。

舞い上がった気持ちをおさえながら、そのぶん伝えたいポイントに思いを込めて説明して論議は進みました。

リスク管理

帰宅後、MacBook Airをセーフモードで起動(電源OFFからShiftキー)した後、再起動したらWordでPDF保存はできました。問題解決!

通常、仕事では複数プリンターがあるので印刷トラブルはありません。

プロジェクターを使って説明する時は、早めに事前準備、プロジェクターにPCの資料が表示されるか確認して、念のためファイルをUSBで携帯していました。

プライベートでも改めてリスク管理を考えなければいけないことを実感して次の3つをチェックします。

icon-check-square-o日頃からプリンターのインクチェック(予備準備)。

icon-check-square-oプリンターが故障したときコンビニ等での印刷方法を再チェック。

icon-check-square-oPDFでデータのやりとりを日頃から心がける。

まとめ

論議が2時間程度、そのあとの懇親会では説明方法で責められることはなく、世間話で盛り上がり楽しい一日でした。

野村克也、もと野球監督がテレビで自分の失敗談を「失敗と書いて成功と読む」と言ってました。そうそう(笑)

oyajin

私はもう同じミスはしないよ。(^_^)

それでは、最後まで読んでいただきありがとうございました。 

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